El Sistema de Comunicaciones de Quartup ERP permite trabajar con varias cuentas y plantillas de correo empresarial al comunicarse por correo electrónico con clientes y proveedores. Reemplaza la plataforma Webmail anterior, superando limitaciones como el uso de solo una cuenta de correo por usuario y la falta de compatibilidad con cuentas de correo definidas en Office 365.
Cómo definir Cuentas de emails de empresa
Para crear las Cuentas de email de empresa que se pueden utilizar en una instalación de Quartup, tenemos que desplegar el menú de la rueda dentada de Quartup ERP y seleccionar la opción “Datos de empresa”:
Desplegamos la opción de menú “Maestros generales de la empresa”, y elegimos la opción “Cuentas de emails de empresa”:
Pulsamos en “crear” para configurar cada cuenta de email:
Configurar los datos del servidor SMTP (en la parte derecha de la pantalla) de cada cuenta de email, y podemos predefinir las opciones de envío de correo para cada cuenta de email (en la parte izquierda), y por último, en la parte inferior de la pantalla tenemos la posibilidad de añadir una firma en HTML para la cuenta de email que estemos configurando:
Ahora tenemos que asociarla los usuarios que puedan utilizar esa cuenta. Para ello, tenemos que acceder a la ficha del usuario, y asociarle la cuenta de email predeterminada que va a utilizar (por ejemplo: [email protected]), así como otras cuentas de email “corporativas” que pueda utilizar a parte de la suya propia, por ejemplo: comercial@, administración@, soporte@…. Estas cuentas se pueden seleccionar y asociar al usuario en el campo “Cuentas de email permitidas”:
Cómo definir Plantillas de emails de empresa
Desplegar el menú de la rueda dentada de Quartup ERP y seleccionar la opción “Datos de empresa”:
Desplegamos la opción de menú “Maestros generales de la empresa”, y elegimos la opción “Plantillas de emails de empresa”:
Pulsamos en “Crear”.
Las plantillas se asignan a tipos de documentos: pedidos de venta, pedidos de compra, albaranes de venta, etc, y podemos tener más de una plantilla por tipo de documento, es decir podemos tener varias plantillas para usar en los pedidos de venta y elegir la que queremos usar en el momento del envío.
Tenemos que asignar una cuenta de email por defecto, pero a la hora de enviar podremos cambiarla y elegir otra (en función de las que tenga el usuario asignadas).
En los campos de Título comunicación y Mensaje comunicación, podemos picar en el interrogante (?) del título y veremos diferentes tipos de opciones de variables que podemos utilizar en estos campos.
Como aparece en la imagen anterior, y como ejemplo, utilizando la variable $ORDER_NUMBER, Quartup cogerá automáticamente la numeración del documento
que estamos enviando o la variable $CUSTOMER para que aparezca el nombre del cliente en el cuerpo del email.
Una vez configurada la plantilla, tenemos que recargar la sesión de Quartup SIEMPRE, para que estos cambios de configuración se activen en nuestro Quartup.
En este momento ya podemos acceder a un documento y al picar en el botón de Email:
En esta pantalla asignamos una de las plantillas de email que tengamos disponibles para el tipo de documento, en este caso es un pedido de venta.
Podemos cambiar o añadir destinatarios en función de las cuentas de email que tenga registradas en nuestro cliente. Incluso podríamos añadir Otros destinatarios manualmente y/o quitar los destinatarios por defecto del cliente.
El contenido del Asunto y Contenido depende de lo que hayamos puesto en la plantilla, pero también podemos modificarlo en el momento del envío, y si hubiera una firma en la cuenta de email que estamos utilizando, Quartup la incrustaría debajo de forma automática.
Para enviar el correo picamos en Grabar y ENVIAR email.
Después de recibir el mensaje conforme se ha enviado el email correctamente, en el propio documento podemos acceder al apartado de Comunicaciones y revisar el Histórico de envíos de comunicaciones vinculado al documento, que guarda toda la trazabilidad sobre el envío: fecha, usuario, asunto…., también desde esta opción de menú podríamos enviar más comunicaciones picando en Añadir:
Esta comunicación que hemos descrito como ejemplo, aunque la hayamos generado desde un documento de venta, también queda registrada en la ficha del cliente que aparece en la cabecera del documento, en la sección de CRM y Comunicaciones:
En esta sección de la ficha del cliente veremos TODAS las comunicaciones que le hayamos enviado al cliente, tanto las enviadas desde documentos como las enviadas desde la propia ficha de cliente picando en Añadir.
