Quartup permite registrar y contabilizar operaciones en moneda extranjera, como dólares estadounidenses (USD), libras esterlinas (GBP) u otras divisas.
Por defecto, la moneda del sistema es el euro (€). Por ello, cuando registramos una factura de compra, una factura de venta o un asiento contable en una moneda distinta del euro, debemos indicar el tipo de cambio que se aplicará a la operación.
De esta forma, podremos consultar los importes tanto en la moneda original como en su equivalencia en euros, manteniendo el control de los saldos contables en ambas monedas..
Además, según establece el Plan General de Contabilidad (PGC), las variaciones en los tipos de cambio pueden generar diferencias positivas o negativas que deberán contabilizarse cuando corresponda.
A continuación, veremos cómo configurar las divisas, registrar facturas en moneda extranjera y gestionar las diferencias de cambio que puedan producirse.
Registrar los tipos de cambio #
Antes de registrar una operación en moneda extranjera, debemos comprobar que disponemos del tipo de cambio correspondiente a la fecha de la operación.
Para ello, accederemos a Datos empresa > Valores de cambios de divisas, donde podremos consultar y registrar los tipos de cambio de las distintas monedas con las que trabajamos.
Importante: Si no hemos registrado un tipo de cambio para la fecha de la operación, Quartup utilizará el último tipo de cambio disponible en esta sección:
Por este motivo, es recomendable mantener los tipos de cambio actualizados y comprobar que el valor aplicado es el correcto antes de contabilizar cualquier operación.
Configurar un cliente o proveedor para trabajar en moneda extranjera #
Si trabajamos habitualmente con un cliente o proveedor en una moneda distinta del euro, podemos establecer su divisa habitual directamente en su ficha.
Por ejemplo, si todas las operaciones con un cliente se realizan en dólares estadounidenses (USD), podemos configurar el USD como su moneda habitual.
De esta forma, los documentos asociados a ese cliente o proveedor se generarán por defecto en la moneda indicada en su ficha, sin necesidad de seleccionarla manualmente en cada ocasión.
Crear una factura en Moneda extranjera o divisa #
Cuando creamos una factura y seleccionamos un cliente o proveedor cuya moneda habitual es distinta del euro, Quartup genera el documento en la divisa configurada en su ficha.
Al contabilizar la factura, el programa también calcula su equivalencia en euros aplicando el tipo de cambio correspondiente informado en Valores de cambios de moneda.
Así, podremos consultar el importe de la operación en la moneda original y su valoración en euros a efectos contables.
También tenemos la posibilidad de seleccionar manualmente la moneda y el tipo de cambio desde el propio pedido o factura, aunque el cliente o proveedor no tenga configurada esa divisa en su ficha.
Conciliación bancaria – Cobro o pago de una factura en moneda extranjera #
Cuando cobramos o pagamos una factura en moneda extranjera, debemos tener en cuenta que el tipo de cambio puede haber variado desde la fecha en la que registramos el documento.
Aunque el importe en la moneda original siga siendo el mismo, su equivalencia en euros puede ser diferente en el momento del cobro o pago.
Si se produce esta situación, tendremos que reconocer contablemente la diferencia de cambio correspondiente, independientemente de que el cobro o pago se realice desde una cuenta bancaria en euros o en la misma moneda de la factura.
Para ello, utilizaremos las siguientes cuentas contables:
- 768 – Diferencias positivas de cambio: cuando la variación del tipo de cambio genere un beneficio.
- 668 – Diferencias negativas de cambio: cuando la variación del tipo de cambio genere una pérdida.
Si utilizamos una cuenta bancaria en moneda extranjera, también tendremos que considerar la valoración contable en euros de los fondos recibidos o entregados.
Ejemplo práctico: cobro de una factura en USD en una cuenta de € #
Supongamos que registramos una factura de venta por importe de 1.000 USD el día 15/02/2026 y la cobramos posteriormente, el 20/02/2026.
Entre ambas fechas, el tipo de cambio ha variado:
| Operación | Fecha | Tipo de cambio | Equivalencia en euros |
|---|---|---|---|
| Registro de la factura | 15/02/2026 | 0,857338 | 857,34 € |
| Cobro de la factura | 20/02/2026 | 0,933014 | 933,01 € |
Como podemos observar, los 1.000 USD de la factura equivalían inicialmente a 857,34 €, mientras que en la fecha del cobro su valor asciende a 933,01 €.
Por tanto, se ha producido una diferencia positiva de cambio de 75,67 €.
Esta diferencia deberá reconocerse como un ingreso financiero en la cuenta 768 – Diferencias positivas de cambio.
En Quartup podemos gestionar esta diferencia mediante dos procedimientos, dependiendo de cómo queramos registrar el cobro y su posterior regularización contable..
Opción 1: Actualizar el tipo de cambio en cartera y regularizar la cuenta del cliente #
En este primer procedimiento, registraremos el cobro utilizando el tipo de cambio correspondiente a la fecha en la que se ha recibido el dinero.
De esta forma, el asiento de cobro reflejará el importe actualizado en euros y, posteriormente, regularizaremos la diferencia que haya quedado en la cuenta contable del cliente.
Registrar el cobro con el nuevo tipo de cambio #
Accederemos a la cartera y, antes de darla por cobrada, actualizaremos el tipo de cambio con el valor correspondiente a la fecha del cobro.
Una vez procesado el cobro, se generará el asiento contable correspondiente:
Regularizar la diferencia de cambio en la cuenta del cliente #
Si consultamos el extracto contable del cliente en euros después de registrar el cobro, observaremos que existe una diferencia pendiente de regularizar.
Esto sucede porque la factura se contabilizó inicialmente por 857,34 €, mientras que el cobro se ha registrado por 933,01 €.
Sin embargo, si consultamos el extracto en USD, veremos que la factura está completamente saldada, ya que tanto la factura como el cobro corresponden a 1.000 USD
Por tanto, aunque la factura esté saldada en dólares, todavía debemos regularizar la diferencia existente en su valoración en euros.
Para ello, accederemos al módulo de Contabilidad y registraremos un asiento de ajuste que permita saldar la cuenta del cliente en euros y reconocer la diferencia positiva de cambio.
En nuestro ejemplo, si el cobro ha generado un saldo acreedor de 75,67 € en la cuenta del cliente, registraremos el siguiente asiento:
Comprobar el saldo del cliente #
Una vez registrado el asiento de regularización, podremos consultar nuevamente el extracto contable del cliente y comprobar que su saldo en euros ha quedado completamente saldado.
Del mismo modo, si consultamos el extracto filtrando por USD, veremos que el saldo en dólares continúa cuadrado, ya que el ajuste se ha realizado únicamente sobre la valoración en euros.
Con este procedimiento, habremos cancelado la factura en ambas monedas y reconocido contablemente el ingreso generado por la diferencia de cambio.
Si el tipo de cambio hubiera evolucionado en sentido contrario y el importe recibido en euros fuera inferior al valor contable de la factura, tendríamos una diferencia negativa de cambio.
En ese caso, deberíamos utilizar la cuenta 668 – Diferencias negativas de cambio, registrando el ajuste correspondiente.
Opción 2: No Actualizar el tipo de cambio en cartera y regularizar la cuenta del banco #
Como alternativa, podemos registrar el cobro en cartera sin modificar el tipo de cambio original de la factura y contabilizar posteriormente la diferencia de cambio mediante un asiento independiente contra la cuenta bancaria.
Con este procedimiento, el documento quedará completamente saldado tanto en USD como en EUR, ya que la factura y el cobro se contabilizarán utilizando el mismo tipo de cambio.
Posteriormente, ajustaremos la cuenta bancaria para reflejar el importe realmente recibido en euros.
Registrar el cobro sin modificar el tipo de cambio #
Accederemos a la cartera Cartera y la daremos por cobrada sin modificar el tipo de cambio registrado originalmente:
De esta forma, el cobro se contabilizará por el mismo valor en euros que tenía la factura: 857,34 €.
Si consultamos el extracto contable del cliente, tanto en euros como en dólares, comprobaremos que no existe ninguna diferencia pendiente y que la cuenta está completamente saldada en ambas monedas:
Regularizar la diferencia de cambio en la cuenta bancaria #
Aunque la cuenta del cliente ya esté saldada, todavía debemos ajustar el importe contabilizado en el banco.
En nuestro ejemplo, el cobro se ha registrado contablemente por 857,34 €, pero el importe realmente recibido en la cuenta bancaria es de 933,01 €.
Por tanto, existe una diferencia de 75,67 € que debemos reconocer contablemente.
Si consultamos el extracto de la cuenta bancaria en euros antes de realizar el ajuste, observaremos que el importe contabilizado no coincide con el movimiento bancario real..
Para regularizar esta diferencia, accederemos al módulo de Contabilidad y registraremos un asiento independiente en euros, utilizando como contrapartida la cuenta 768 – Diferencias positivas de cambio.
Con este asiento, reconoceremos el ingreso generado por la diferencia de cambio y ajustaremos la valoración en euros del movimiento bancario.
Comprobar el saldo del banco #
Una vez registrado el asiento, volveremos a consultar el extracto de la cuenta bancaria en euros.
Ahora podremos comprobar que el importe total contabilizado asciende a 933,01 €, coincidiendo con el importe realmente recibido en el banco.
