Para iniciar el proceso de entrada de compras empezaremos por crear un Pedido de Compra en el ERP.
Hemos de entrar en el módulo de Compras haciendo clic en él (1) o bien haciendo clic en el menú Superior Módulos y en el desplegable que se nos abre hacer clic en Compras (2) .
Una vez dentro haremos clic en la opción Pedidos de compras del submódulo Pedidos de compra.
Haremos clic en el botón Crear y haremos un nuevo Pedido de compra.
Pondremos los campos:
– Proveedor : al que vamos a hacer el Pedido de compra.
– Fecha de entrega solicitaday fecha de entrega prevista que nos dé el proveedor (si la tenemos).
– Su Pedido : Si es un Proveedor que nos confirma el pedido dándonos su número de Pedido lo pondremos aquí.
Por último, grabaremos los datos introducidos, bien haciendo clic en el botón Grabar o bien haciendo Intro en el teclado, para que así el programa nos dé un número de Pedido de Compra automáticamente y se nos abran las líneas de documento para introducir los productos/artículos.
Vamos introduciendo los productos/artículos que necesitamos, haciendo clic en el botón Grabar de la línea de documentos para poder pasar a la siguiente línea y poder seguir introduciendo más productos/artículos.
En el apartado Datos Forma pago (3), pondremos los campos: – Forma de Pago. – Condiciones de Pago. – Banco Prev./Transf. Si los tenemos asignados en el Proveedor ya nos saldrán automáticamente, aunque si lo necesitamos podemos cambiarlos.
Normalmente en los Pedidos de Compra, tendremos puesta la Cartera de Pagos («Anticipos de Pedidos de compra«) como manual y no nos saldrá automáticamente los datos de pago, ya que esta cartera solo se utilizaría si hacemos un anticipo de ese pago. Si este fuera el caso, en la línea del «Anticipo de Pedido de Compra» pondríamos el «vencimiento», el «importe» que vamos a pagar, la «Forma de Pago», el «banco» y si se ha pagado marcado el Check de «Pago directo». Al dar a grabar de la línea se nos habrá generado una línea en la cartera del Pedido:
Cuando hagamos la factura, en la cartera nos descontará el pago del anticipo.
Ya tenemos creado el Pedido de Compra, ahora podemos necesitar imprimirlo o mandarlo por mail al Proveedor. Para ello haremos clic en el botón Imprimir (4) o el botón Email (5) según lo que necesitemos realizar.
Al hacer clic sobre el botón Email, si se tienen configuradas las Comunicaciones en la instalación (para más información ver el artículo: «Configuración de cuentas y plantillas de email para envío de comunicaciones«) se nos abrirá una pantalla con las direcciones de correo asociadas a ese Proveedor que tenemos introducidas, seleccionaremos la dirección o direcciones que nos interesen (6) , rellenaremos el Asunto y Contenido (si no sale automáticamente con una plantilla (7) que hayamos creado antes) y haremos clic en el botón «Grabar y Enviar mail» (8).
Si quisiéramos enviar el archivo a otro correo (que no tuviéramos en la lista) abriríamos el desplegable del botón «Otros destinatarios» (9) y allí pondremos el correo que deseemos.
Al haber enviado el mail, en la sección de «Comunicaciones» (10) del documento nos aparecerá como enviada y se nos quedará registrada:
Al hacer el Pedido de Compras si vamos al módulo Maestros de Gestión y hacemos clic en la opción Productos dentro del submódulo Productos de compra/ venta podemos ver uno de los productos/artículos de los cuales hemos hecho el pedido, por ejemplo el producto/artículo 105cb.40.BL- GUANTE IGNIFUGO, COLOR:AZUL; Tallla:Talla 40.
Si vamos al apartado Stocks veremos que en el Almacén Principal (ALM) hay cuatro unidades pendientes de entrar que son las que se han generado con nuestro Pedido de Compra (para más información de stocks ver el artículo relacionado: » Qué es el stock físico y el stock disponible«).
Una vez hecho el pedido, podemos recibirlo de dos maneras: a) Integramente como lo hemos solicitado o b) Junto con otros productos/artículos de pedidos anteriores.
a) Si recibimos el pedido íntegramente tal como lo hemos solicitado al Proveedor, solo tendremos que ir al pedido de compra que corresponda (en nuestro caso el PEC-42) y hacer un Traspaso a Albarán de Compra (11) haciendo clic en el botón.
b) Si por el contrario nos llegan productos/artículos de diferentes pedidos habremos de ir al módulo de Compras y en el submódulo de Albaranes de Compras hacer clic en la opción Albaranes de Compra.
Tendremos que crear un albarán de compra con los pedidos que nos han llegado.
Haremos clic en el botón Crear,introduciremos el campo Proveedor (12) (del que hemos recibido los productos/artículos) y haremos clic en el botón Grabar.
Se nos abrirá un nuevo albarán con un número asignado automáticamente y se nos abrirán las líneas de documento para poner los productos/artículos.
En este punto hemos de ir a la sección Detalle y activamos el botón Pedidos (13) haciendo clic en él, nos aparecerán todos los productos/artículos que tenemos pendientes de los pedidos de ese Proveedor.
Ya solo tenemos que poner las cantidades reales que hemos recibido de los productos/artículos en el campo Cantidad (14) (si fueran diferentes a las del Pedido) y hacer clic en el botón «+« (15) para incluir la línea de documento en el albarán.
Podemos ver en la columna de Pedido de origen que tenemos productos/artículos de pedidos diferentes.
Cuando tengamos todos los productos/artículos introducidos hemos de hacer clic en el botón Grabar (16) de la línea de documentoy se nos creará este nuevo albarán con los productos/artículos de los pedidos anteriores que hemos recibido.
En este ejemplo hemos recibido una parte del pedido-42 , hemos recibido las 2 unidades del 2233-Iphone 6 Dorado y 2 unidades (la mitad del Pedido) del 105cb.40.BL-GUANTE IGNIFUGO, COLOR:AZUL; Tallla:Talla 40 y del pedido-13 las 2 unidades del 105cb.41.GR-GUANTE IGNIFUGO, COLOR:VERDE; Tallla:41
Si salimos de esta pantalla podemos ver que en la opción Albaranes de compra se nos ha creado ese nuevo albarán de compra-46 y que lo tenemos con la etiqueta pendiente.
Si vamos a la opción Pedidos de compra veremos como esos dos pedidos (42 y 13) nos los ha relacionado con el Albarán-46.
Además si miramos la trazabilidad del Pedido de compra-42 podemos ver que nos lo han servido al 67 %, falta por servir 2 unidades del producto 105cb.40.BL.
Ahora si hacemos clic en la opción productos/artículos en el submódulo de Productos/Artículos de Compra/Venta dentro del módulo Maestros de Gestión, podemos ver que del artículo 105cb.40.BL- GUANTE IGNIFUGO, COLOR:AZUL; Tallla:Talla 40 que teníamos 4 unidades pendientes de entrar ahora hemos recibido 2 y las tenemos como dos unidades físicas en nuestro almacén ALM (17), y el stock físico disponible (18) en todos nuestros almacenes es 2. Vemos que aún nos quedan las 2 unidades por servir, como pendientes de entrar (19). Si tuviéramos más unidades en otro almacén (por ejemplo que apareciera en AF1 otras 3 unidades) en Stock Físico disponible nos saldría la suma de todas las unidades de todos los almacenes disponibles (Stock físico disponible= (ALM= 2) + (AL1= 3)= 5).
El siguiente paso después de recibir los productos/artículos sería hacer la factura de compra y el pago.
Para ello, como anteriormente en los pedidos, podemos hacer la factura cuando nos llega del proveedor de dos maneras:
a) Si vamos a hacer la factura de un albarán tal cual. Haremos clic en el albarán que nos interese (en nuestro ejemplo el ALC-46) del listado de albaranes y dentro de este albarán haremos clic en el botón Traspasar a N.IVA Fra. y lo traspasamos a Factura de compra. Creándose una nueva factura de ese albarán.
b) La segunda manera de hacer una Factura, es haciéndola de diversos Albaranes (como habíamos hecho antes con los Pedidos). Iremos a la opción Facturas de Compras y haremos una nueva Factura.
Haremos clic en el botón Crear, introduciremos el campo Proveedor del que queremos hacer la factura y haremos clic en el botón Grabar.
Una vez grabado hemos de ir a la sección Detalle y activar el botón Albaranes haciendo clic en él.
Se nos pondrá de color anaranjado y nos aparecerán todos los albaranes que tenemos pendientes con ese Proveedor.
Podremos hacer la factura con los productos/artículos que nos interesen incluir.
Se realiza igual como se ha explicado en Pedidos, en el ejemplo hemos decidido que vamos a hacer una factura solo del producto/artículo 2233– Iphone Dorado. Hemos creado la Factura SOP-16 con solo ese artículo donde podemos ver que tenemos pendiente de pago 1427,80.
Ahora ya solo nos quedaría el pago de esa factura.
Si vamos a la Cartera de Pagos introduciremos los campos (Fecha vencimiento, Forma de Pago, Banco).
Cuando sea el día del vencimiento y hayamos pagado haremos clic en el checkbox de Pago directo, para dar la factura como pagada.
Se nos asignará automáticamente el campo Fecha Pago directo (20).
***NOTA***: Si en el Proveedor tenemos asignados los campos Forma de pago y Banco, yanos saldrán automáticamente al crear una Factura de compra para ese Proveedor, aunque podemos cambiarlos si fuera necesario.
Si está hecho el Pago directo el chechbox nos aparecerá en color gris, podemos salir de la factura y veremos que esa factura–16 nos aparece con la etiqueta pagada.
